如何撰写汇报材料
时间  2012-07-31   作者 李洋      
 

    前言:如何写好汇报材料一直是笔者在工作中困扰的难题,笔者在学习汇报材料写作技巧过程中进行了总结归纳,在此与读者共享。

    汇报材料是下级向上级领导进行工作汇报时使用的文稿,直接反映汇报主体的领导能力和部门的工作水平。在撰写汇报材料时,对某个阶段、某个方面的工作,要善于分析、归纳和总结,肯定成绩,找准问题、理出特点,使汇报材料条理化、系统化。一份好的汇报材料写作要做到以下几点:
    一是高屋建瓴,提纲挈领。撰写时一定要站在全局的高度,站在单位或部门负责人的角度、位置看问题,写出的材料才有大气感。要针对汇报的主体和目的收集材料,按汇报人的提纲要求和语言特点撰写材料,拟定大纲,拉出总体框架结构,请领导审阅并提出修改意见,根据领导意见修订汇报材料大纲之后,再举纲目张。
    二是突出重点,兼顾一般。撰写汇报材料应该主次分明,突出轻重缓急,不能面面俱到。汇报材料是一个总结、提高、升华的过程,必须写出高度。要在工作、事例的阐述中表达自己的见解,从具体工作入手,抓住本质,突出亮点,提出建议,防止表面化的材料堆砌。
    要根据汇报的中心内容通篇谋划,分清主次轻重再有的放矢。对需要重点汇报的内容,多加笔墨,详细阐释。对仅仅需要面上汇报的内容,删繁就简,一笔带过。力戒不明就里,不论中心主旨如何,眉毛胡子一把抓,将所有工作全面罗列、系统展示。
    三是推陈出新,匠心独具。汇报材料一般包括工作开展情况、工作成效、存在的问题与建议、今后的工作打算等内容。材料如何布局,先写什么,后写什么,强调什么,简略什么,要根据汇报的时间要求和领导意图合理安排,在各部分的文字量上要有相对准确的把握,做到层次分明。谈成绩要充分,说问题要直截了当,敢于触及矛盾焦点,但个案性的、短期性的问题应少提,避免大小问题一起罗列影响效果。汇报计划时,涉及全局性的工作,要提出一些原则性、方向性、思想性的东西;涉及具体问题时,要拿出一些针对性、操作性的措施。
    在结构方面,大多分为基本情况、主要做法、存在问题、下步打算等。在文字方面,大多运用书面语。凡此种种,一定程度上让汇报材料有失新鲜感。为增强汇报材料的吸引力,撰写时可适度创新。如撰写部门年度工作总结汇报时,材料结构完全可以打破常规,分为创新工作、常规工作、自身建设三个方面, 既集中展示工作成绩,又增添了材料的新意。在语言组织方面,名言警句、坊间俚语、诗词歌赋可起到画龙点睛的作用,长句短句错落有致,修辞手法适当运用,可以让汇报材料闪耀不凡的文采。
    四是数易其稿,反复推敲。首先是政策理论要运用到“点”上。工作汇报中不可避免地会提到一些指导思想和原则方针,要注意运用对解决特定问题和具体事项有指导意义的政策理论。其次是尽量少用或不用概词概数。涉及到具体事项和对象的性质、数量时,应尽量少用“部分”“有的”“一定范围”“某种程度”等概词,绝对不用“据说”“有人反映”等不确定性词语。第三要言之有物。不能光有“领导重视”,而无具体措施;光有“开拓创新”,而无新思路、新措施;仅有“深入细致”,而无“深”“细”的具体展现;坚决避免空话、套话、虚话。
    文章不厌千遍改,汇报材料也不例外。在进行汇报材料修改过程中,首先要审视整体结构,是否还有需要调整变通的地方;其次要揣摩大小标题,是否还有不够新颖、不够独特之处。最后逐字逐句推敲,是否有语句不通、文字不顺、标题不对的地方。经过一番艰辛的肯定——否定——否定之否定的过程,最终让汇报材料破茧成蝶。