文秘工作者一定要把好“文字校对关”
时间  2012-05-03   作者 李洋      
 

    对于文秘工作者来说,写错字是常有的事情,尤其是用电脑打字,经常因为敲错键盘而写了错字、别字,特别是用“拼音”或“五笔”打字更容易出现别字,如果不进行认真校对难免会出现笑话,那么怎样才能够避免出现错误呢?笔者认为,作为文秘工作者一定要把好完稿后的“文字校对关”,凡在文字表述上有不正确、不全面、不周全、不妥帖的地方都要进行及时修改,尤其是要注意以下几个方面:
    一看主题是否偏离原意。整篇文章起草完毕后要仔细校对,看它所表述的是不是与心中想说的一致,是不是偏离了原来的主题。一般来说,只要严格按照最初拟定的写作大纲去写,一般不会出现太大的偏差。修改时要看主题表达的是否深刻、集中,要善于在修改中提炼主题。只要反复修改,就一定能提炼出一个合意的主题。
    二看观点是否违规偏激。在起草文稿的过程中还要确保文稿中的观点符合政策、法规和文件要求,尤其是各子公司所撰写的请示类文稿一定要符合我省高速公路相关政策,要具有一定的政治敏感性。拟写文稿时观点不能讲死,话不能讲绝,尽量少用一些“唯一”、“仅此”、“一定”等词语,对于那些不符合政策要求、提法不稳妥的观点在校对过程中都要及时矫正。
    三看结构是否混乱。文稿的结构可根据主题表达的需要设计调整。要使文稿有一种内在的结构美,就必须遵循文稿的基本写作规律,既可以按照“起承转合”的规律写,也可以按照“提出问题、分析问题、解决问题”的方法,结构检查是为了确保文稿更加严谨、畅达、匀称和完善。
    四看运用材料是否恰到好处。文章中的材料事例是用来说明观点的,不管是调查得来的材料还是借用或者引用他人的材料,都要少而精、准而确。一定要说明事理,恰到好处,每个观点选择一两个最能说明事理的材料即可。
五看语句是否符合逻辑关系。文稿中不能出现违背语言逻辑关系的问题。要避免语句的重复、错误。如“所有一切”、“亲眼目睹”、“目的是为了”、“目前的现状”等均存在多余的成分,因此一定要认真校正,确保语句通顺、上口、符合逻辑需要。
    六看数据是否准确一致。文稿中所列举的数据一定要前后一致,左右无误,上下对准。有时文稿中有几组数据,结果一加一减之后就不对了,有时是百分比,数字相除后对不上,因此列举数据一定要实事求是,对数字一定要核实清楚,以免引起误会。
    七看行文语气是否符合公文要求。公文写作一定要弄清是上行文、下行文还是平行文。上行文的语气要谦虚、恭敬;平行文的语气要平等、亲和;下行文的语气要庄重、明白。
    八看人名事件时间是否正确。撰写文稿时经常需要引用人名、事件、时间,在引用时一定要知其来历,正确引用,确切无误,尤其是在人名引用时一定注意不要写错字,饮用事件时要衔接清楚,表达恰当,精确无错。 
    作为文字工作者,在撰写文稿的过程中需巧妙构思,反复修改,但是文稿撰写完成后一定不能忽视“校正”这一小细节,如果因为文字错误影响了文章给人的整体印象就得不偿失了!