“总结”与“工作报告”的区别和联系
时间  2012-05-14   作者 李洋      
 

    总结和工作报告是日常工作中经常使用的应用文种,但在具体应用过程中却总是将二者相互混淆,笔者通过查阅资料认为可以从文种使用范畴和主体内容两个方面来把握二者之间的差异。
    一、文种的使用范畴不同
    总结与工作报告虽都属于应用文,但总结为一般事务性应用文,而工作报告属于法定公文的一种,二者在使用范畴、行文规范和用语要求上有明显的差异。
    在使用范畴方面,总结比工作报告使用范围广泛。“总结”是单位、部门或个人对前一段的实践活动进行回顾、检查、分析和研究,从中找出经验教训和规律性的认识,从而指导今后实践而写成的应用文,在适用范围上既可以是单位与部门,又可以是个人;而“工作报告”是指向上级机关汇报本单位、本部门工作情况、做法、经验以及问题的报告。工作报告主要是在汇报例行工作或临时工作情况时使用,属于公文报告的一种,只适用于机关、团体或企事业单位。
    在行文规范与用语要求方面,总结要比工作报告宽松。在行文要求上:总结的标题可使用公文式格式标题,如“关于×××的总结”,也可使用一般文章标题,如:“变化发展中的×××:还可以使用具有新闻特色的双标题,如”创新管理,狠抓落实——×××工作总结;而工作报告则一般使用完整的公文标题,即“×××(单位名称)关于×××(事项)工作的报告”。此外,总结没有专属的文种结束语,而工作报告则常以“特此报告”、“专此报告”、“以上报告,请审阅”等用于做结。在用语要求上:总结作为一般应用文其语言简明扼要即可,而工作报告作为上行公文的一种,其用于除了简明扼要以外,还需兼备所有公文用语严谨、庄重及上行文谦恭的特点。
    二、主体部分的内容构成侧重点不同
    总结的主体部分一般由“成绩+不足+努力方向”三部分构成,工作报告一般由“工作进展+存在问题+下一步工作安排”三部分构成,如不细究不同表述后面意义的差异,则很容易造成撰写内容的混乱。
    (一)主体部分中的第三板块即“努力方向”与“下一步工作安排”的内容最容易混淆。“努力方向”与“下一步工作安排”其时间都指向未来,且内容指向也是未做到或未做好的事情,但不同的是“努力方向”比“下一步工作安排”的内容要抽象,它只是表述了明确的范畴,而“下一步工作安排”表述的则是工作要点,相对具体得多。因此从表述的条目数量来看“努力方向”1-3条即可,而“下一步工作安排”一般3条以上,目前最容易出现的误用就是将总结的第三板块写成工作报告的第三块内容。
    (二)主体部分的第一板块即“主要成绩”与“工作进展”的内容易产生混淆。他们的之间的误用情况较为隐蔽,较容易被忽略。“主要成绩”与“工作进展“其行文的时间都可指向过去,且内容也都为已完成的工作,并都体现经验性。但他们之间却存在着多方面的细微差异。
    1.时间与内容指向有差异。”“主要成绩”与“工作进展”都可以是“过去的”和“已完成的”,但“工作进展”的时间与内容指向还可以是“现在的”和“正在做的”。
    2.内容及内容展开的表述形式不同。工作报告第一板块的内容除了成绩之外,还包括工作过程。“主要成绩”的展开表述形式为概述(所取得的成绩)+说明(用相关事实证明),如“提高了管理效率”这是对一项成绩的概述,接下来就通过“机构精简了1个”、“管理人员减少了3个”、“多承担了三项日常”三个事实性材料进行说明。而“工作进展”展开的表述形式为简述(所做事项的名称及完成情况)+说明(用以连贯事实性材料说明过程),如“完成了××材料的销售工作”只是对一项工作的简述,接下来就通过“3月4日谈判”、“3月6日签合同”“4月5日发货”等一连贯性的事实材料进行说明。
    3.撰写者的写作倾向性有差异。“主要成绩”板块,撰写者对所罗列事项给予了明确的肯定评价,而“工作进展”板块,因为是上行文,撰写者不宜替领导对所列事项作出判断,所以其肯定性评价只能隐含在字里行间。
    由于上述原因的存在,使得总结与工作报告在主体方面的误用情况较为复杂,具体可以归纳为两种情况:一是在单位或个人工作总结中,经常是“见事不见纲”,即只罗列本单位或个人所做的事项,不能将同类事项归类,更不能将同类事项的共性概括出来,欠缺对事实性材料的归纳概述;二是在一些单位的工作报告中“见纲不见事”,即只是列出一条一条工作成绩,却不见工作展开的清晰过程,欠缺连贯性事实性材料的支撑,给人“大”而“空”的感觉。
    (三)主体部分的第二板块即“不足”与“存在问题”的混淆。只要清楚了文种的内涵,这部分的差异相对容易辨识。“不足”与“存在问题”其时间都指向过去,且内容指向都是未做到或未做好的事情。基于总结的文种要求找出“规律性的认识”,“不足”板块的内容具有抽象性的特性;而基于工作报告的文中内涵是“汇报某一阶段的工作”,“存在问题”板块的内容具有针对性强的特性,相对而言其内容较为具体。