起草会议纪要应注意的八个方面
时间  2012-05-24   作者 李洋      
 

    会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文,是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、具有纪实性和指导性的文件。起草会议纪要不仅需要吃透内容,更重要的是归纳、提炼、有高度,要源于并忠实原意,更要表述准确、清晰、简要。笔者结合工作实际,认为在起草会议纪要时要注意以下八个方面:
    一、准备要充分。认真听会、做好记录(重要会议最好进行录音),占有较多的材料(包括在会上印发的材料,以及与此相关的文件、领导讲话等),吃透会议精神,以便对材料正确取舍。
    二、意见要统一。会议对具体问题的讨论必然意见纷繁,想法多种多样,不能把这些意见都纳入会议纪要之中,而要根据会议的中心目的,以会议主持人或出席会议分管具体工作的领导意见为依据,适当补充其他人的意见。
    三、概括要真实。忠实于会议的实际内容,不能随主观意图增减或更改会议的内容,或借题发挥、添枝加叶,具体要把握好三个方面:一是内容要正确、合规,符合上级政策和公司各项规章制度,不越权定事、越级安排工作;二是牢牢把握关键词语,如某项工作任务的完成时间、负责部门、资金数额、工作量等,这些信息一定要准确,不能遗漏;三是上下(文中)内容必须一致,尤其是涉及到数据方面,必须准确。
    四、内容要精练。应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点放在介绍会议的成果,而不是叙述会议的过程,切忌把纪要写成记录。在撰写内容是要切记三点:一是要言简意赅,避免拖泥带水;二是一般不能有附件、表格等;三是精简要有度,话要说全,让未参加会议的人能明白其中的意义。
    五、结构要合理。会议纪要的正文包括前言(开头)、主体、结尾三个部分。开头部分要包含会议的时间、地点和主持人,对于参会人员一般直接写上名字,对于外单位参会人员也可以在括号中标注单位职称。
主体部分是会议纪要的核心内容,主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议,准确地概述清楚。主体部分需掌握四个技巧:一是主体部分的第一部分一般突出会议的指导思想,简要介绍会议基本情况(如会议认为、会议指出、会议强调等);二是一般在第一个问题说原则通过什么方案或意见,切忌把方案全部说一遍;三是每部分的标题若不好概括,则用中性词比较好;四是要归类合并,相同内容放在同一部分,不便归并同类项的可放在最后一部分。
    六、条理要清楚。对会议讨论的意见要分类、分层、分序,使人感到任务清楚、条理清晰、问题明显。把握三点:一是解释的内容不需重复再说;二是一事一段,清楚明了;三是责任单位放在段末,如一段内讲两件事,且由不同部门负责,则不能放在段末,以免产生歧义。
    七、语言要严谨。使用公文语言,用语要专业、精练、到位。做到明白、准确、直接、朴实、简练和庄重。一是不用口头用语;二是不用“请、建议、应该”等词语;三是话从正面说;四是不应带有描述性词句,如热烈地讨论,充分发表意见等。
    八、行文要规范。遵守程序,把握格式。关注五个方面细节:一是会签,参会人员及与会议主要内容密切相关的部门都应会签;二是日期,对于需要下发的会议纪要应标注两个日期:开会日期和印发日期;三是参会人员和排序,一般先领导,然后机关部门,最后是基层单位;四是出席和列席,一般单位中层以上干部为出席,中层以下干部为列席;五是发放范围,一般来说,会议纪要是公司重要的文件,非经一定程序不允许随意翻阅,对于以文件形式下发的会议纪要必须明确下发范围,以免泄密。