如何写好“请示”的缘由
时间  2012-06-05   作者 李洋      
 

    请示是下级机关为解决工作中的难题,向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文体,请示“缘由”是否充分对于上级机关批示具有重要的影响,因此怎样才能写好请示的缘由就成为文秘工作者经常思考的问题。
    一、请求指示的请示缘由写作要求及方法
    一般情况下,请求指示的请示主要适用于以下三种情况:第一种情况是对上级制定的某些方针、政策规定存有疑问,不理解,需要上级给予说明和解释;第二种情况是工作中遇到新问题需要解决而又无章可循,无法可依,需要上级给予指导;第三种情况是与友邻机关或协作单位或上级机关在一些重要问题的处理上出现分歧、产生矛盾,需要上级做出裁决或出面化解矛盾、消除分歧。无论属于哪种情况都需要上级机关给予解答、作出指示。
    对于请求指示的请示,其“缘由”部分的基本写作要求就是表明情况,将疑问写清楚,以便于上级领导明确问题产生的原因。针对第一种情况,写作时一定要写清疑问之所在,这种请示一般先要引述产生疑问的上级机关发布的某文件具体条文,然后指明问题之所在;对于第二种情况,在请示开头一定要写明遇到了什么样“无章可循,无法可依”的新情况、新问题;对于第三种情况,写请示时则要列出意见分歧之所在。
    二、请求批准的请示缘由写作要求及方法
    所谓请求批准的请示,即下级机关对某一问题或事项已经有了明确的处理意见、方案,但因职权或能力所限自己无权、无力解决而请求上级同意、批准的一种请示。这种请示主要适用于三种情况:第一种情况是在工作中遇到必须经上级机关批准才能办理的事项;第二种是在工作中遇到必须处理但本机关无权处理的问题;第三种是限于自身能力不足,需要上级给予财力、物力和人力等支持的事项。
    写这种请求批准的请示,除了有关情况要交代清楚外,请示的理由还要合理、充分。否则,请示事项就不会获批,可以从以下八个方面着手来确保缘由“合理、充分”:
    (一)了解有关法律法规,政策方向,为请示寻求依据。写请示之前需要了解、研究党和国家有关方针政策、法律法规,确保请示事项的合法性。在日常工作中,我们在写请示前先要了解高管局是否对相关事项进行了批示或下发了文件,如果能找到相关依据,如果能找到就无形中为上级机关同意请示提供了依据,因为上级机关往往更容易接受自己所制定的政策法规或所下发的文件。
    (二)用事实说话,不要过多的讲大道理。上级的理论水平或政治觉悟往往要比下级好些,对政策的理解也更为深入,因此在写请示时最好用事实说话,用数据说话,不要过多的讲大道理,即使免不了要谈政策讲道理,也要点到为止,不要过多地展开讨论。一般情况下,下级给上级写请示都是因为在工作中遇到了自身能力难以解决的困难和问题,这是写请示的根本原因,这才是最应该讲清楚的。
    (三)要针对请示事项阐述理由,不要写无关的套话。请示缘由是请示事项的前因、铺垫,二者必须具有真正的因果逻辑关系。这样表述才能依据合理、充分,才能引起上级机关的重视并尽快予以批复。写请示缘由切忌写空话套话,与请示事项脱节,要简明扼要,把想要表达的意思写清楚就可以了。
    (四)要突出重要、关键的理由。做某一件事的原因可能是多方面的,但我们不可能也没有必要把所有原因都一一写到请示中,这就需要抓重点,即把最重要、最关键、最能打动、说服上级领导的典型事实和材料选作请示的理由,并在写作时予以突出、强调。
    (五)反映情况要真实可靠,不能弄虚作假或夸大事实。写请示陈述问题和困难时,一定要实事求是,不能“谎报军情”夸大事实。如果情况不真实,一旦被识破,请示事项自然会被否决,不仅如此,还会给领导造成弄虚作假的坏印象,影响到以后的工作和请示。
    (六)反映情况要明确具体,不能含糊笼统。公文写作时要求简明扼要,但写请示在介绍、说明有关情况时,也不能过于笼统含糊,对请示反映情况过于笼统含糊反映了发文机关对情况的不了解,或了解的不深入、不全面。因此在写请示时尽量少用“基本上”、“大概”、“也许”、“可能”等模糊词语。
    (七)阐述理由要学会换位思考,善于从上级领导的角度看问题。在写请示时,写作者往往都习惯于站在本单位的立场陈述请示的原因理由,这是很正常的思维习惯,但这样的说服效果却并不理想,因为上级看问题的立场和角度往往与下级不同,下级单位只是上级单位的一个局部,局部与整体的视角是不一样的,有些请示在下级机关看来是必须马上解决的大问题,而上级把它放在全局中一权衡,可能认为它就不那么重要和紧迫,可以缓办或不办。所以,写请示就应该跳出本位思考的局限,通过换位思考,站在上级的高度,从全局的角度来阐述请示的理由,使请示的理由与上级的全局部署、中心工作、战略目标紧密结合起来,说明请示事项在全局中的重要性和必要性,让上级领导相信请示事项的实施可以促进、推动或有利于大局的发展。这样的理由才能得到上级的肯定,请示才容易获得批准。除了从大局角度出发来阐述请示事项的必要性和重要性以外,有时还可以从反说明不解决问题能给全局工作造成什么样的负面影响或不良后果,使领导形成一种危机意识,为请示的批复奠定基础。但这样写一定要注意点到为止,不能过于夸大,以免使领导误解为要挟。
    (八)挖掘自身有利条件,说明请示事项的可行性。开展工作的主客观条件具备与否,是上级机关审查批准时必须要考虑的一个重要问题。如果条件具备,优势明显,时机成熟,上级就容易批准下级的请示;反之,请示获批的可能性就很小。因此在写请示阐述理由时,发文机关应尽量挖掘自身有利条件,充分说明请示事项的可行性,借以打消上级的担心和顾虑。
    总之,在写请示缘由时,有关情况一定要交代清楚,阐述理由要合理、充分。请示的种类不同,“缘由”的写作要求和方法也不一样。相对来说,请求指示的请示缘由写作难度较小,只要把有关情况交代清楚就可以了;而请求批准的请示缘由写作难度较大,除了情况交代清楚外,还要理由充分、合理,紧紧围绕“怎样写才能让上级领导同意、认可”这个中心行文,在“必要性”和“可行性”两点上下功夫,为下文提出请示事项做好铺垫。


(附注:此文为作者根据《办公室业务》及日常工作经验进行整理)